【回答者を制限できる】なにが違う？「キーワード認証」と「フォームの限定公開」

アンケートや申し込みフォームなどを運営していると、以下のような場面に出くわすことはありませんか？

『回答してほしい人は決まっているから、だれでも回答送信できると困る・・』

『外部の人にフォームの内容を見られたくない・・』

『メンバー限定の受付をしたいけど、公開すると誰でもフォーム内容を見られてしまうのが心配・・』

そんな時に役立つのが、CustomFormの「キーワード認証」と「フォームの限定公開」という2つの機能です！

どちらも回答者を制限できる機能ではありますが、使い方や特徴に違いがあります。

今回は、それぞれの機能の概要と、どう使い分けていけば良いのかをわかりやすくご紹介します。

キーワード認証（無料プランから利用可能）

◎ どんな機能？

キーワード認証は、管理者様が設定した特定のキーワードを正しく入力しないと回答を送信できない という認証機能です。

回答者にキーワードをあらかじめ伝えておくことで、キーワードを知っている人だけが回答できる状態をつくることができます。

この機能は、フォームの質問項目の1つとして「キーワード認証」を設定する形になります。

つまり、フォームの内容そのものは誰でも閲覧できますが、キーワードが一致しない限り、回答送信はできません。

≪具体例≫

①管理者様で設定したキーワードを、回答してほしい人にメールなどでお知らせする

②フォームにアクセスした人は、フォームのキーワード入力欄にキーワードを入力する

③間違ったキーワードを入力した場合、回答送信できず、以下のようにエラーが表示される

このように、簡単な認証チェックを通すことで、外部の人の回答や いたずら回答を防ぐことができます。

▶ キーワード認証について

◎ 使い方の流れ

1. フォーム作成画面「質問一覧」で「キーワード認証」の質問を追加し、任意のキーワードを設定

2. 設定したキーワードを対象者に知らせる

3. 回答者はフォームにアクセスし、正しいキーワードを入力することで回答送信ができる

◎ ポイント

・URLを知っていれば、誰でもフォームの内容は見られる

・キーワードを間違えると、ほかの回答を入力していても送信できない仕組み

・キーワードは管理者様で自由に設定可能

・回答してほしい人にはキーワードの事前連絡が必要

・無料プランでも利用できる

キーワード認証は、手軽ながらちょっとしたアクセス制限をかけたいときに便利です。

フォームの限定公開（有料プラン機能）

◎ どんな機能？

フォームの限定公開は、Advancedプランからご利用いただけるクローズド形式の機能です。

通常のフォームでは、URLを知っていれば誰でも内容を確認できますが、この機能を使えば、指定のキーフレーズを入力しない限りフォームの内容そのものが表示されません。

このキーフレーズは、フォーム作成時に自動生成され、「フォーム情報」にある「公開URL欄」に表示されます。

≪具体例≫

①指定のキーフレーズを、回答してほしい人にメールなどでお知らせする

②フォームにアクセスした人は、入力欄に指定のキーフレーズを入力しないと、フォーム自体開けない

フォームの公開自体をコントロールしたいときにおすすめです。

▶ フォームの限定公開について

◎ 使い方の流れ

1. 対象フォームの「詳細設定」にある「フォームを限定公開にする」にチェックをいれる

2. 自動生成されたキーフレーズを確認後、キーフレーズを対象者にだけメールなどで共有

3. 回答者はキーフレーズを入力後、はじめてフォームにアクセスできる

◎ ポイント

・回答者はキーフレーズを知らないとフォームを開くことができない

・外部の人にフォーム内容を見られる心配がない

・キーフレーズは自動生成される

・有料プラン（AdvancedプランとProプラン）で利用可能

フォーム自体を非公開にできるので、外部からのアクセスを防ぎたい場合に最適です。

結局どっちが良いの？使い分けのヒント

CustomFormの「キーワード認証」と「フォームの限定公開」は、どちらも限られた人にだけ回答してほしいときに役立ちます。

ただ、目的や必要な公開レベルによって、どちらを使ったら良いのかが変わってきます。

気軽に回答者を制限したいなら「キーワード認証」がおすすめ

キーワード認証は、無料プランでも使えるので導入しやすく、フォームの内容は誰でも見られる状態で、回答送信時にキーワードチェックが入る機能です。

たとえば、部活やサークルメンバーにだけ答えてもらいたいアンケートなどにぴったりです。

フォーム内容を完全にクローズドにしたいときは「フォームの限定公開」がおすすめ

フォームの限定公開は有料プラン限定ですが、キーフレーズを入力するまでフォームが開かないため、フォーム内容を外部に公にしないまま運用できます。

社内限定の調査や、外部に一切公開したくないアンケートに最適です。

簡単にいうと、

「回答制限はしたいけど 内容公開は問題ない」なら「キーワード認証」

「フォーム内容を完全に制限したい」なら「フォームの限定公開」

が おすすめです。

目的や回答者との関係性、必要な公開レベルに応じて、どちらを使うか選択すると良いと思います。

まとめ

「キーワード認証」と「フォームの限定公開」は、どちらも回答できる人を限定するための機能。

目的は似ていても、そのアプローチや公開レベルには明確な違いがあります。

フォームの内容や対象者、必要な公開レベルに応じて、最適な機能を選ぶことが、より安心で効果的なフォーム運用へつながります。

気になる方は、今回ご紹介した機能をぜひ使ってみてくださいね。