限定公開、ちゃんと使えてますか？NG例3選と正しい使い方

CustomFormの有料プラン限定機能「フォームの限定公開」は、キーフレーズを入力した人だけがフォームを閲覧・回答できる機能です。

キーフレーズを入力しない限り質問内容が表示されないため、URLを知っているだけでは開けず、不特定多数のアクセスを防ぐことができます。

社内アンケートや会員限定フォームなど、公開範囲を絞りたい場面で活躍する機能です。

実際の設定方法や操作の流れは、動画で紹介しています。

ただし、この便利な機能も、使い方を間違えると誰でもアクセスできる状態になってしまうことがあります。

「設定したから大丈夫」と思っていても、ちょっとした運用の違いで意図しない公開状態に！？

そこで今回は、限定公開で気を付けたいミス3選とあわせて、正しい使い方をご紹介します。

限定公開で気を付けたいミス3選

NG例

キーフレーズをSNSに掲載したり、誰でも見られる場所に記載すると、意図せずアクセスされてしまう可能性があります。

OK例

社内メールや限定されたチャットなど、回答してほしい人にだけキーフレーズを共有するようにしましょう。

キーフレーズは「知っている人だけが使える状態」にすることが重要です。

ウェブサイトや資料などに、URLとキーフレーズをまとめて掲載すると、キーフレーズを入力さえすれば、誰でもアクセス可能になります。

OK例

URLとキーフレーズの共有方法を分けるなど、アクセスできる人をコントロールしましょう。

共有方法を少し工夫するだけで、安全性を高めることができます。

限定公開はあくまで「アクセスできる人を制限する機能」で、誰が回答したかまでは特定できません。

OK例

誰が回答したか把握したい場合は、必要に応じて名前や社員番号などの質問項目を設定しましょう。

「キーフレーズは自由に設定できますか？」というご質問をいただくことがあります。

限定公開を設定すると、キーフレーズは自動で発行されます。

そのため、任意の文字列を自由に設定したり、変更することはできません。

フォーム情報に表示されるキーフレーズを、対象者に共有して利用する形になります。

フォームの限定公開は、回答者を限定できる便利な機能ですが、キーフレーズの扱いや共有方法、運用の仕方によって、安全性や使い方が大きく変わります。

ちょっとした工夫で、より安心してフォームを運用することができるので、ぜひ今回のポイントを参考に活用してみてください！