「返信したのに返事がない」を防ぐために。自動返信メールや回答通知メールの運用を見直そう

いつもCustomFormをご利用いただき、ありがとうございます。

回答後に自動で回答者に送信される「自動返信メール」や、回答があるごとに管理者へ通知が届く「回答通知メール」の運用について、見落としがちな注意点がございます。

「回答者からの返信が届かない」「回答者へ返信したのにその後の連絡がない」といったトラブルを防ぐため、以下の内容をご確認ください。

Advancedプランの自動返信メールは、管理者への返信に対応していません

Advancedプランをご利用の場合、自動返信メールの送信元アドレス（From）は、通常、システム共通の送信専用アドレスに設定されています。

そのため、回答者が自動返信メールに返信をしても、フォーム管理者のアドレスには届きません。

お問い合わせなどの重要なメッセージが見られないということは、ビジネスにおいて大きな損失です。

回答者は届いたメールに対して返信したつもりでいるので、返信が来ないことに対して「無視された？」といった誤解を招き、トラブルに発展する恐れもあります。

自動返信メールのメール末尾には

「※ このメールは送信専用です。返信は出来ません。powerd by CustomForm」

の表記が必ず自動入力されます。

それに加えて、本文内に連絡先をはっきりと記載することが、トラブルを防ぐ最も効果的な方法です。

「お問い合わせは［メールアドレス］まで直接メールをお願いいたします」等といった案内を、本文の分かりやすい場所に記載することで、回答者の迷いを減らすことができます。

回答者の手間を減らして、より確実に連絡を受け取りたい、という方には、Proプランの「送信元（From）アドレス変更機能」がおすすめです。

　→自動返信メールの送信元メールアドレスを、ご自身のメールアドレス（独自ドメイン等）に設定できます。

　→回答者が自動返信メールに返信をすると、直接管理者のアドレスにメールが届くため、通常のメールのようにスムーズにやり取りを開始できます。

　→貴社のサービス名や社内のメールアドレスからメールが届くため、回答者も安心してメールを開封・返信いただけます。

回答があるごとに管理者に届く「回答通知メール」についても同様で、そのメールに返信をしても、回答者には届きません。

なお、「自動返信メール」を設定している場合は、設問でメールアドレスを取得するため回答者の連絡先を把握できますが、「回答通知メール」の設定のみをご利用の場合は注意が必要です。

フォーム内に「メールアドレス」の設問がないと、回答者へ連絡を取る手段がなくなってしまいます。

後ほど回答者へ連絡を取る予定がある場合は、必ず「メールアドレス」を尋ねる設問を追加し、個別に連絡できるように設問設定をお願いいたします。