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【コピペで今すぐ使える！】自動返信メールの活用ポイントと例文
この記事では、自動返信メールの基本的な役割や導入メリット、設定時の注意点とともに、さまざまなシーンで使えるテンプレート例文をご紹介いたします。
自動返信メールの導入をお考えの方はもちろん、そもそも自動返信メールってなに？という方にも参考になる内容ですので、ぜひチェックしてくださいね。
自動返信メールとは？
自動返信メールとは、回答者がフォームから情報を送信した直後、あらかじめ設定された内容が自動的に送信されるメールのことを指します。
例えば、お問い合わせやアンケート内容の送信後、「回答ありがとうございました。」といったメッセージが、回答者に向けてすぐに届く仕組みが、自動返信メールです。
自動返信メールを使うメリット
1. 回答者に安心感を与えられる
回答を送信したあとに何も連絡がないと、内容はきちんと届いているのか不安になる回答者も少なくありません。
自動返信メールは、送信直後に「受付が完了したこと」を明確に伝えることで、回答者の不安を無くすことができます。
特に問合せや予約、資料請求など、後日別途対応を要するケースでは、「受付済」の通知があることで、回答者へ安心感を与えることができます。
2. 回答者からの信頼が高まる
自動返信メールは、基本的に送信者名や連絡先などが含まれるため、企業の運営体制を自然に伝える機会となり、企業やサービスに対する信頼感を高めることが期待できます。
また、その後のご案内や、対応を予告する形にしておくことで、次のコミュニケーションの入り口にもなります。
3. 回答者との接点を自動的に作れる
自動返信メールは、確認の連絡のみでなく、回答者と接触を持つためにも重要です。
例えば、自動返信メールに「ご不明点があればこちらまでご連絡ください」など一言添え、連絡先を記載するだけでも、新たな問合せや追加の行動につながることがあります。
継続的な関係を築く第一歩として、自動返信メールを設定することは、非常に有効な手段といえます。
自動返信メール設定の注意点
1. 送信者・件名は明確にする
件名やメールの冒頭に社名を入れる、メール末尾に簡単な会社概要を記載するなど、誰から届いたメールなのかがすぐにわかるように設定しましょう。
2. 内容にあわせて回答内容を含める
自動返信メールに、回答者が入力した内容を記載すると、回答者自身が入力間違いや誤送信に気づきやすくなります。
3. 過剰な宣伝を避ける
自動返信メールは、基本的に「確認メール」としてのご利用される方が多いため、この場合は必要以上の宣伝文は控え、信頼を損なわない内容にしましょう。
自動返信メールの例文
以下はCustomFormのフォーム回答後に自動返信メールを送ることを想定した例文です。
必要に応じて、コピペして使ってください。
【 お問い合わせ受付完了の自動返信メール 】
基本的な例文
件名
【〇〇株式会社】お問い合わせありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせ内容を受付いたしました。
担当部署にて確認のうえ、〇営業日以内にご返信させていただきますので、今しばらくお待ちください。
なお、お急ぎの場合は、お電話にてご連絡ください。
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
受付時間：平日 〇時～〇時
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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▼お問い合わせ内容▼
回答日時：
氏名：
お問い合わせ内容：
受付完了のみを伝えるシンプルな例文
件名
【〇〇株式会社】お問い合わせありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせ内容を受け付けましたことをお知らせいたします。
担当者より改めてご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちください。
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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▼お問い合わせ内容▼
回答日時：
氏名：
お問い合わせ内容：
FAQへの誘導を含む例文
件名
【〇〇株式会社】お問い合わせありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせ内容を受け付けましたことをお知らせいたします。
お問い合わせいただきました件につきまして
よくあるご質問ページにて、既にご回答させていたただいている場合がございます。
お手数ですが、下記URLより一度ご確認いただけますと幸いです。
https://www.〇〇〇
上記ページで解決しない場合は、担当部署にて確認の上、〇営業日以内にご返信させていただきます。
なお、お急ぎの場合は、お電話にてご連絡ください。
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
受付時間：平日 〇時～〇時
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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▼お問い合わせ内容▼
回答日時：
氏名：
お問い合わせ内容：
【 資料請求に対する自動返信メール 】
資料URLを添付した例文
件名
【〇〇株式会社】資料請求ありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社の資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
ご請求いただいた資料は、下記URLよりダウンロードいただけます。
https://www.〇〇〇
なお、資料の内容についてご不明な点がございましたら、下記アドレス宛にお問い合わせください。
メールアドレス：〇〇@〇〇.〇〇
今後とも〇〇株式会社をよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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資料を郵送する旨を伝える例文
件名
【〇〇株式会社】資料請求ありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社の資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
ご請求いただいた資料は、ご入力いただいたご住所宛に郵送させていただきます。
〇営業日以内に発送いたしますので、今しばらくお待ちください。
なお、資料の内容についてご不明な点がございましたら、下記アドレス宛にお問い合わせください。
メールアドレス：〇〇@〇〇.〇〇
今後とも〇〇株式会社をよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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▼資料お送り先▼
回答日時：
住所：
氏名：
【 キャンペーン申込に対する自動返信メール 】
件名
【〇〇株式会社】キャンペーンお申込ありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社の「〇〇キャンペーン」にお申込みいただき、誠にありがとうございます。
キャンペーンの当選発表は、〇年〇月〇日（〇）、特設サイトにて行う予定です。
【特設サイトURL】
https://www.〇〇〇
当選結果は、当選発表日に、別途メールにてご連絡いたします。
今しばらくお待ちくださいませ。
どうぞよろしくお願い致します。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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【 セミナー申込に対する自動返信メール 】
件名
【〇〇株式会社】セミナーお申込ありがとうございます本文
※このメールはシステムからの自動返信です。
このたびは、〇〇株式会社の「〇〇セミナー」にお申込みいただき、誠にありがとうございます。
お申込みを受け付けました。
【セミナー名】：
【セミナー開催日時】：
【セミナー会場へのアクセス】：
（ウェビナーの場合はURLを記載）
当日のご来場を心よりお待ちしております。
なお、セミナーキャンセルをご希望の場合、下記アドレス宛にご連絡ください。
メールアドレス：〇〇@〇〇.〇〇
今後とも〇〇株式会社をよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL：https://www.〇〇〇
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自動返信メールを取り入れたいときはCustomFormがおすすめ！
CustomFormでは、Advancedプラン以上で自動返信メール機能をご利用いただけます。
・入力タイプ「返信用メールアドレス」の質問を追加
・自動返信メール設定で「メール送信する」にチェックを入れる
この作業だけで、フォームに入力されたアドレスへ、自動返信メールを送信することができます！
メール内容は自由に編集できますし、回答内容を自動返信メールに反映することもできます。
なお、Advancedプランで自動返信メールをご利用の場合
回答者へ届く自動返信メールの送信元アドレスは「info@customform.jp」となります。
Proプランでは、送信元変更機能でご自身のメールアドレスを設定することが可能です。
ご必要の際には、ぜひProプランの導入をご検討ください！
アンケートフォーム作成サイト