CustomFormの「マルチアカウント機能」を徹底解説！よくある誤解と正しい使い方

CustomFormの「マルチアカウント機能」は、フォーム単位で複数のメンバーと管理できる便利な機能です。

ただ、「CustomForm全体を複数人で管理できる」「1つのアカウントを複数人で共同管理できる」というような誤解をされることがあります。

実際は、フォームごとに自分以外のメンバーを追加して、共同管理する機能です。

この記事では、マルチアカウント機能の使い方から権限の違い、プランごとの制限まで、わかりやすく解説します。

マルチアカウント機能とは？

マルチアカウント機能は、1つのフォームに対して、別のアカウントを「メンバー」として追加できる機能です。

フォームを作成した本人以外にも、編集や回答の確認ができる人を登録できます。

フォーム単位でメンバー追加や権限設定をできるので、運用の柔軟性が広がりますよ。

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メンバーの追加方法

【 step1 】フォーム管理画面にアクセス

対象フォームの管理画面を開き、「メンバー一覧」へ移動します。

【 step2 】新しいメンバーを追加

「メンバー一覧」の「追加」ボタンをクリックし、以下の情報を入力してください。

①アカウント名

追加したいメンバーのアカウント名

②認証キー

追加したいメンバーのアカウント設定に記載されている「マルチアカウント用認証キー」を教えてもらい、入力します。

③権限

「編集権限」「回答閲覧権限」から選択

④回答通知メール（有料プランのみ）

「送信する」「送信しない」どちらか選択

入力後「登録」を押すと、追加したアカウントの管理画面のフォーム一覧に、以下のようにフォームが追加されます。

フォームオーナーのプランが、追加メンバーにも適用されます。

権限の種類と違いを分かりやすく解説！

メンバーを追加する際、以下の2種類の権限から選ぶことができます。

このように、誰に・どのレベルまでの操作を設定するかを、各フォームにあわせてコントロールできるのが、マルチアカウント機能の特長です。

プランによる違い

◎ Basicプラン

Basicプランでは、ご自身のアカウントに加えて最大2アカウントを追加することができます。

ただし、回答通知メールを受け取れるのが、ご自身のメールアドレスのみ。

追加したメンバーには通知メールは届きません。

◎ Advancedプラン＆Proプラン

AdvancedプランとProプランでは、ご自身のアカウントに加えて最大4アカウントを追加することができます。

また、追加したアカウント全員に回答通知メールを送ることができるよう設定も可能。

本格的にチーム運用する場合はAdvancedプラン以上がおすすめ。

まとめ

CustomFormのマルチアカウント機能は、1つのフォームを複数人で管理・運用できる非常に便利な機能です。

よく誤解されがちですが、これは「アカウントを共有」するのではなく、「フォームごとに別のメンバーを追加して操作できるようにする」仕組み。

フォームごとに担当者を割り当てすることで、役割分担しやすくなり、業務の効率化につながります。

また、編集権限や回答閲覧権限といった権限設定ができるため、運用もスムーズに行なえますよ。

さらに、利用プランによっては、追加できるメンバー数が増える、回答通知メールを複数のメンバーに送信できるなど、チーム運用に欠かせない機能も利用可能に。

少人数・小規模での利用ならBasicプランでも十分ですが、複数の部署やチームで運用する場合は、Advancedプラン以上の導入をご検討ください。

ぜひマルチアカウント機能を活用して、チームでのフォーム管理をスムーズに行なってください！